Datenschutzerklärung

Wir freuen uns über Ihren Besuch auf vrf-klimaanlagen.de. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Im Folgenden informieren wir Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß DSGVO.

1. Verantwortlicher

Engelhardt Kälte Klima GmbH
Hauptsitz: Oberes Dorf 21, 91731 Langfurth
Betriebsstätte: Esbacher Weg 5, 91555 Feuchtwangen

Telefon: 09852 - 81 72 98 00
E-Mail: info@inverter-klimaanlagen.de

2. Erfassung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir erfassen personenbezogene Daten auf zwei Wegen:

• Direkte Mitteilungen durch Sie (Kontaktformular, E-Mail, Telefon)
• Automatische technische Erfassung (Browser, Betriebssystem, Aufrufzeit)

Zweck der Verarbeitung: Sicherstellung der Funktionalität dieser Website sowie Bearbeitung Ihrer Anfragen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

3. Server-Logfiles

Beim Aufruf dieser Website erhebt der Hosting-Anbieter (1blu AG) automatisch Daten in Server-Logfiles (IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser, Betriebssystem). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Sicherheit und Stabilität der Website). Speicherdauer: maximal 30 Tage.

4. Cookies

Diese Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies (Session, CSRF-Token). Es findet kein Tracking und keine Übergabe an Dritte statt. First-Party-Cookies sind erforderlich für die Funktionalität des Anfrageformulars.

5. Anfrageformulare

Auf unseren Modellreihen- und Innengeräte-Detailseiten sowie auf der Anfrageseite können Sie uns produktspezifische oder allgemeine Anfragen senden. Die eingegebenen Daten (Name, ggf. Firma, E-Mail, Telefon, PLZ, Objektart, Nachricht sowie der Produktbezug — Modellreihe, Leistung, Rohrsystem, Kältemittel) werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für eventuelle Rückfragen verwendet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung).

Verarbeitungsschritte nach Absenden des Formulars:

• Versand einer internen E-Mail an unser Beratungsteam zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.
• Versand einer automatischen Bestätigungs-E-Mail an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse mit einer eindeutigen Anfragenummer (Format AN-JJJJMMTT-XXXX) zur späteren Referenz.
• Strukturierte Speicherung des Datensatzes in einer geschützten Log-Datei (siehe Punkt 6) für die Dauer der Geschäftsanbahnung.

Speicherdauer: Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Zwecke der Anfrage nicht mehr erforderlich sind. Bei zustande gekommenem Auftrag gelten die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (typisch 6 bzw. 10 Jahre, § 257 HGB / § 147 AO). Bei nicht zustande gekommenem Vertrag löschen wir die Anfrage in der Regel spätestens nach 6 Monaten.

6. Anfrage-Log (technische Dokumentation)

Zur Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit, zur Missbrauchserkennung und um Ihre Datenschutzrechte (Auskunft, Löschung) zuverlässig erfüllen zu können, speichern wir nach Absenden eines Anfrageformulars zusätzlich zur E-Mail einen strukturierten Datensatz in einer monatlich rotierenden Log-Datei. Der Datensatz enthält:

• Anfragenummer, Zeitstempel, Produktbezug
• Ihre Kontaktdaten und Nachricht (wie im Formular eingegeben)
• Anonymisierte technische Metadaten: kryptografischer Hash Ihrer IP-Adresse (SHA-256 mit monatlich wechselndem Salt — die IP-Adresse selbst wird nicht im Klartext gespeichert), gekürzter User-Agent, Referrer
• Statusinformationen zum erfolgreichen Mailversand

Schutz: Die Log-Datei liegt in einem über HTTP nicht erreichbaren Verzeichnis und ist über mehrere Schutzschichten der Webserver-Konfiguration gegen unbefugten Zugriff abgesichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Sicherheit, Missbrauchsabwehr und ordnungsgemäßer Bearbeitung).

Auskunfts- und Löschanfragen: Geben Sie bitte Ihre Anfragenummer oder die verwendete E-Mail-Adresse an — wir können den Datensatz dann gezielt finden, herausgeben oder löschen.

7. WhatsApp-Kommunikation

Falls Sie uns über WhatsApp kontaktieren, erfolgt die Kommunikation auf Basis Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). WhatsApp Inc. ist Empfänger der Daten und verarbeitet sie nach eigenen Datenschutzrichtlinien (siehe whatsapp.com/legal/privacy-policy).

8. Externe Dienste

Diese Website lädt externe Ressourcen:

• Google Fonts (fonts.googleapis.com, USA): Schriftarten

Beim Aufruf wird Ihre IP-Adresse an die jeweiligen Anbieter übertragen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einheitlicher Darstellung).

9. SSL/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte (z. B. Anfragen) eine SSL/TLS-Verschlüsselung. Erkennbar an der Adresszeile, die mit „https://" beginnt.

10. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben das Recht auf:

• kostenlose Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Zuständige Aufsichtsbehörde für Bayern: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)

11. LiveCheck – Video-Beratung und Ferndiagnose

Über unseren „LiveCheck" bieten wir eine Video-Beratung bzw. Ferndiagnose an. Dabei zeigen Sie uns Ihr VRF-System, Ihre Anlage oder den Montageort per Smartphone-Kamera direkt im Browser (ohne App-Installation). Verarbeitet werden:

• Kontakt- und Termindaten (z. B. Name, Telefonnummer, E-Mail), um den Termin zu bestätigen und Ihnen den Videolink per SMS oder E-Mail zu senden;
• Bild-, Ton- und ggf. Standortinformationen, die Sie während des Videogesprächs übermitteln;
• zur Dokumentation ggf. einzelne Screenshots; eine Aufzeichnung erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen bzw. Vertragsdurchführung). Das Videogespräch und die Buchung werden ausschließlich auf unserer eigenen Infrastruktur (Server der Engelhardt Kälte Klima GmbH bzw. unsere Plattform inverter-klimaanlagen.de) verarbeitet – ein externer Video-, Konferenz- oder Cloud-Dienstleister ist nicht eingebunden, Ihre Bild- und Tondaten werden nicht an Dritte weitergegeben. Lediglich bei kostenpflichtigen LiveChecks wird die Zahlung über den Zahlungsdienstleister PayPal (PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., Luxemburg) abgewickelt – insoweit gilt dessen Datenschutzerklärung. Wir speichern die Daten nur so lange, wie es für Beratung, Auftragsabwicklung und gesetzliche Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

SMS-Versand: Der Versand der SMS mit Terminbestätigung bzw. Videolink erfolgt über unseren Telekommunikationsdienstleister sipgate GmbH, Gladbacher Str. 74, 40219 Düsseldorf, als Auftragsverarbeiter. Übermittelt werden dabei Ihre Mobilfunknummer und der Nachrichtentext; die Verarbeitung erfolgt auf Servern in Deutschland.

12. Aktualität dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann an geänderte gesetzliche Anforderungen oder bei Änderungen unserer Leistungen angepasst werden. Stand: 06/2026